Acceso a Datos 05: Principios de contabilidad, Material del 2000 Opciones

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Lo que voy a explicar a continuación es un método similar a lo que utiliza Elías Lara Flores, según se enseñaba hace 10 años; no es necesariamente una información que ponen como buena en un examen, pero lo importante es la idea general, por ahora.

Cualquier duda estoy a su disposición, pero la idea está expresada claramente y de manera correcta.

Recuerden que en el próximo correo regresamos a la programación.

Origen:

La contabilidad surge de la necesidad de las personas de llevar un control de bienes propios o ajenos, de la necesidad de llevar una "cuenta", ya sea de cuanto dinero se debe, o de cuanto dinero se ganó. Con el paso del tiempo se usaron diversos sistemas para contar, donde se manejaba una relación separada, una cuenta, para cada tipo de cosas o de usuario, pero era muy difícil realizar comparaciones en términos aceptables. Por ejemplo, en Egipto se usaba en el siglo 1 una moneda que eran los talentos, y en Roma se usaban los denarios entre otras.

Sin embargo, todas las anotaciones no siempre se hacían en la misma moneda, por ejemplo, una persona podía anotar en una relación de bienes ocho vacas, y luego sumarle una casa o tres gallinas. A mediados del siglo 15, un monje franciscano , Fray Luca Paccioli, fue encargado por el superior de la orden religiosa de llevar a cabo un recuento de los bienes de la misma a nivel mundial.

Uno de los detalles que notó el padre, era que cada monasterio llevaba varias relaciones, o cuentas, y que a la hora de hacer comparaciones, resultaba bastante difícil. Y como algunos llevaban cientos de cuentas, el realizó lo que algunos llaman el esquema de cuentas y subcuentas, aunque es mas conocido por el famoso concepto de la "partida doble", que dice, a todo cargo corresponde un abono.

De manera adicional, es el primero que se dio cuenta de la necesidad de una técnica que permitiera registrar, clasificar y resumir las actividades de una persona o negocio.

Definición:

Así que llegamos a la definición de Contabilidad: Es una técnica que se ocupa de registrar clasificar y resumir las operaciones [mercantiles] de un negocio.

Sus objetivos son:

Procesar información de manera razonada y resumida
Con procedimientos preestablecidos y uniformes
Facilitar la consulta de resultados necesarios en planificación y toma de decisiones

Subtipos

Algunas personas hacen la distinción entres los contadores públicos y los privados, o entre los contadores y los tenedores de libros.

Los tenedores y los contadores privados, son personas que están entrenados en los procedimientos de registro y resumen de operaciones.

Se dice normalmente que la teneduría se encarga de Registrar y resumir, y la contabilidad de analizar y comparar, pero realmente depende de la persona. Puede haber un contador privado o tenedor que incluso de seguimiento al cumplimiento de lo programado, por lo que la contabilidad en sí es solo el registro, y mas específicamente la Teneduría es el proceso de registro en base a un procedimiento establecido en base a principios contables generalmente aceptados.

Lo que las personas hagan con la información es otra cosa, pero no es contabilidad sino toma de decisiones.

Los Principios contables

Hay ciertos principios contables que cambian de tiempo en tiempo, pero el conjunto es tradicionalmente el mismo en todos los países. Si bien el IVA es un impuesto en cada país, cada país puede manejar varias tasas, cada principio puede ser de forma o de interpretación.

Los principios de forma son los métodos que debe usarse al registrar: Ejemplo, la partida doble. Y transgredirlo puede causar prisión. Son casi siempre internacionales.

Los principios de interpretación solo ameritan sanción menor, y quedan a elección de la empresa cuando hay varias alternativas legales. Por ejemplo, existen dos sistemas de depreciación, depreciación acelerada y normal.

Los Procedimientos contables

Son los principios de forma.

La idea básica se trata que todos los bienes tienen un dueño o un conjunto de dueños. Si el bien es nuestro, es un bien propio, y si no, se lo debemos a alguien.

En términos de contabilidad, los bienes se dividen en tres grandes tipos:

Activo: La suma de todos los bienes que están a nuestro cuidado. (cuentas de banco, efectivo, etc)
Pasivo: La suma de todo lo que debemos (deudas)
Capital: Aquellos bienes sobre los que solo nosotros tenemos derechos. (reservas de dinero para casarse por ejemplo)
Así que, el Activo son los bienes, y las deudas son llamadas pasivos.

Y llegamos a la formula Básica de la contabilidad, la partida doble. "A todo cargo corresponde un abono". Esto se explica fácilmente con esta formula

A= ACTIVO

P= PASIVO

C= CAPITAL

A= P + C ( ACTIVO es igual a PASIVO Mas Capital ).

Y la idea es esta. Si entra dinero, debe entrar por un concepto, y si sale también. La partida doble consiste en que cada movimiento debe verse reflejado en su contrario, es decir, si entran 100 pesos que nos prestaron, 100 pesos sube el activo, y 100 pesos el pasivo, por lo que quedan iguales.

Ese registro se hace en un libro al que llamamos LIBRO DIARIO.

Vamos a ver una primer borrador de libro diario:

CODE

CTA

Nombre Cuenta

Cargo

Abono

101

Caja

100


203

    Prestamos por Pagar

    
100

    
Dinero que nos prestó Juan Pérez

El cargo y Abono es una forma de decir entro o salió.

Si entra a un préstamo, es un abono, por proceso contable largo de explicar aquí pero muy intuitivo. Así que hay una columna "Izquierda" (la que dice CARGO) donde se relacionan BIENES, y una columna "derecha" (la que dice ABONO) donde se relacionan "DUEÑOS".

Ejemplo

CODE

CTA

Nombre Cuenta

Cargo

Abono

111

Empresa XYZ

1000


203

     DUEÑOS

    
1000

Ahora supongamos que nosotros le prestamos 100 pesos a Juan Pérez

CODE

CTA

Nombre Cuenta

Cargo

Abono

106

Prestamos por cobrar

100


101

    Caja

    
100

    
Dinero que nosotros prestamos a Juan Pérez

Aquí se pone en abono la salida de dinero, porque es un dinero que ya no tenemos. Nótese que la suma de cargos y abonos debe ser igual SIEMPRE.

Puntos importantes:

• Las cuentas a las que se abonan se escriben un poco a la derecha de las de cargo.
• El numero de cuenta es un numero único para cada cuenta (veremos mas adelante porque)
• Alguien realiza la operación en una fecha determinada.
• Y debe hacerse en orden consecutivo y cronológico.
• Primero se relacionan los movimientos de cargo ( la entrada de bienes ), y luego las de salida de bienes o cambio de propietario, es decir, abonos.

Ahora bien, todos sabemos que las propiedades no son todas líquidas o disponibles. Por ejemplo, no podemos pagar un periódico con una tarjeta de crédito, pero si podemos comprarlo con efectivo. Traten de comprar un periódico con una casa, y se darán cuenta de que no es posible.

Por su disponibilidad los bienes o Activos se separan en tres tipos:

Circulante:

Podemos disponer de el con bastante facilidad: Efectivo, Bancos, dinero que nos deben personas de confianza.

Fijo:

Casa, terrenos, maquinaria, dinero que nos deben personas que tardan en pagar.

Diferido

Dinero que no sabemos si podremos recuperar, ejemplo, bienes publicitarios.

En el caso del pasivo también existen esas tres categorías

Circulante:

Dinero que debemos pagar en un plazo cercano ( ejemplo, los 100 pesos de Juan)

Fijo:

Dinero que no necesariamente debemos pagar de inmediato ( casas, coches, tarjetas, etc. )

Diferido:

Dinero que quizá no tenemos que pagar, por ejemplo, reparaciones de un coche ajeno, si somos mecánicos.

Por lo general se le asigna un numero de cuenta que tiene que ver con su tipo, por ejemplo, cuentas de activos son caja, bancos, inventarios, clientes, vehículos, etc.

Pueden ser así:

101 Caja
102 Bancos
103 inventarios
104 clientes
....
201 Proveedores
202 Documentos Por Pagar
203 Prestamos en especie
204 Acreedores Diversos
215 Bienes en custodia.
...
Capital

301 Capital Social
302 Reservas Sobre impuestos
Es obligación de los comerciantes en varios países llevar control de todas sus operaciones a través de un libro llamado libro diario, donde pondrán todas sus operaciones. En algunos casos es obligación llevar "cuentas" adicionales que digan de salidas de mercancía, y ahí se realizan los libros de inventarios, que representan la suma de los bienes que tiene la empresa en un momento determinado.

Según el codigo de Venezuela, que es muy parecido al de casi todos los países, se dice lo siguiente:

Artículo 34. - En el Libro Diario se asentarán, día por día, las operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quién es el acreedor y quién es el deudor, en la negociación a que se refiere, o se resumirán mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permitan comprobar todas las operaciones, día por día.

Artículo 35. - Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada año, hará en el libro de inventarios una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio. El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y pérdidas; ésta debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos, así como cualesquiera otras obligaciones contraídas bajo condición suspensiva con la anotación de la respectiva contrapartida.

El libro mayor es opcional en casi todos los países y es el detalle de todas las operaciones de una cuenta, por ejemplo, el mayor de bancos serían los movimientos que tuvo SOLO la cuenta de entradas y salidas de dinero.

En resumen:

El Registro de operaciones en el libro diario, nos permite llegar a una determinación de saldos, es decir, a un resultado, que podemos resumir en dos documentos, la Balanza de comprobación y el Balance general, que a su vez nos permiten obtener un estado de resultados. Estos tres documentos se verán mas adelante.